2 заметки с тегом

согласование

Три ошибки, которые помогли прокачаться в профессии

Все совершают ошибки, и я не исключение. В этой заметке хочу вспомнить о трех наиболее серьезных и рассказать, чему они меня научили. Надеюсь, мой опыт будет вам полезен и позволит избежать таких промахов.

Не согласовать пресс-релиз

Это была моя первая работа в крупной компании. И тогда я почти ничего не знала о юридических и репутационных рисках. В общем, была совсем зеленая и неопытная :)

Мне поручили подготовить пресс-релиз об одном из филиалов. С текстом я довольно быстро справилась, показала руководительнице, и она сказала рассылать его по базе СМИ, что я и сделала. Мой текст разошелся по всяким профильным СМИ, и я была жутко горда собой.

Через час случился скандал. Нам позвонили из филиала, про который мы написали, и страшно ругались: в пресс-релиз попала цифра, которой там не должно было быть. Оказалось, что мне забыли сказать, что вообще-то текст нужно было согласовывать с представителями того самого филиала. Видимо, посчитали, что это делается по умолчанию.

В результате весь остаток дня я дозванивалась до редакций СМИ и просила удалить цифру. Не везде у нас были прямые контакты, поэтому еще приходилось придумать способ, как найти тех, кто отвечает за размещение материалов. Но в итоге удалось везде всё подчистить.

Чему научило. Думаю, что именно с тех пор я так трепетно отношусь к согласованиям. Лучше потратить лишний час на проверку всех материалов внутри, чем потом потерять целый день на обзвоне СМИ и исправлении косяков.

Не проверить работу диктофона

В то время я работала в компании, которая занимается корпоративными СМИ на аутсорсе. Моим первым заданием было подготовить материал о новой программе клиента — компании, которая занимается фасадным остеклением.

На предыдущих местах работы я подключала диктофон к офисному телефону и записывала разговор с собеседником. Здесь решила сделать так же и не подумала о том, что нужно протестировать устройство на новом месте.

В назначенный день я общалась с представителем компании. Слушала его не очень внимательно, даже почти заметок не делала. Думала, что всё же записывается, а значит, потом послушаю и вытащу из разговора всё, что нужно.

Как только повесила трубку и включила диктофон, поняла, что ничего не записалось. Сразу охватила легкая паника: признаваться в таком факапе я не хотела ни новым коллегам, ни представителю компании-клиента. Поэтому я стала быстро записывать всё, что удалось восстановить по заметкам и по памяти. Как ни странно, мне удалось из этого собрать материал. Детали мы уже докрутили на согласовании.

Чему научило. С тех пор, если мне нужно с кем-то провести интервью, готовлюсь основательно. В диктофоне проверяю батарейки и всегда держу под рукой парочку запасных. Во время разговора главные мысли фиксирую в блокноте. Ну и самое главное — всегда внимательно слушаю собеседника и не отвлекаюсь на всякие глупости.

Не думать о своем портфолио

За последние лет 10 я с небольшими перерывами работала в двух банках, двух страховых и одном депозитарии. Везде я создавала инфопродукты для внешней или внутренней аудитории. Казалось бы, за это время я могла бы собрать разноплановое портфолио, которое можно где-то разместить и показывать всем желающим. Но нет.

Пару лет назад я вдруг осознала, что мне нечего показать. Дело в том, что я много делала того, что нельзя афишировать. Например, готовила внутренние материалы для сотрудников или писала статьи, которые выходили за авторством спикеров компании. Получалось, что опыт есть, а доказать его сложно. Мало ли кто какие заслуги себе присвоить хочет.

А еще была такая история. При уходе из компании, в которой проработала 3 года и соответственно много чего сделала, я забыла забрать свои работы. Была уверена, что переслала себе с рабочей почты на домашнюю, но оказалось, что нет. И попросить их мне отправить уже было некого. Было обидно, но тут, конечно, сама виновата.

Чему научило. Последние пару лет я наполняю свое портфолио. Больше внимания уделяю тому, чтобы выходили материалы за моим авторством или появлялись проекты, о которых могу рассказать публично. Это вовсе не значит, что я больше не делаю то, о чем не могу говорить. Например, я по-прежнему с большим удовольствием готовлю материалы для сотрудников, которые никогда не смогу показать. Но теперь я подхожу к выбору задач более осознанно :)

2020   будни редактора   ошибки редактора   согласование

Это страшное слово — «согласование»

По работе мне нужно получать согласования или проверять, есть ли они в задачах, которые ставлю я. Заметила, что здесь частенько возникают проблемы. Хочу поделиться с вами своими соображениями на эту тему.

Сразу оговорюсь, что речь идет про согласования внутри компаний. Потому что если вы работаете как подрядчик официально и по документам, там обычно так: когда всё всех устраивает, подписывают закрывающие акты и платят.

В компаниях же по-другому. В задаче могут быть заказчики, эксперты, спикеры и другие важные люди, чье мнение должно быть учтено. И всех нужно обойти и убедиться, что они со всем согласны. Иногда по несколько раз.

Если в компании нездоровая атмосфера, то согласование может восприниматься как перекладывание ответственности: кто согласовал, тот ее и взял на себя. И при любой неудобной ситуации все остальные как бы не при делах. Поэтому там всеми силами стараются не давать согласований, кто же захочет быть крайним?

Мне кажется, многие люди преувеличивают значение согласования. Да, это важно, но это же не расписка кровью. Лично я воспринимаю согласование как договоренность между несколькими людьми, что всех устраивает полученный результат. По сути это такой же закрывающий акт, но без печатей, подписей и прочей бюрократии. Поэтому не вижу никаких проблем попросить что-то согласовать или, наоборот, самой это сделать.

А еще за 13 лет работы в самых разных компаниях, у меня сформировались некоторые правила, связанные с согласованием. Возможно, кому-то они будут полезны.

Выяснить, что считается согласованием. Если в компании работают адекватные люди, согласованием может быть любое согласие, например «ок», «принято» или «всё хорошо».

Но бывает и по-другому: я работала в компании, где нужно было обязательно получить слово «согласовано». А всё остальное считалось просто выражением личного мнения. И если возникала какая-то проблема, начиналось что-то из серии: «А я это и не согласовывал, а “ок” значило, что я просто увидел письмо».

Кстати, в некоторых компаниях согласование по почте или в чате тоже не будет считаться таковым. И нужно будет ходить по офису и собирать подписи всех причастных к задаче. С таким я тоже сталкивалась: занимает уйму времени, за которое можно было сделать много чего полезного.

Узнать, можно ли учитывать устное согласование. Тут опять же всё зависит от корпоративной культуры. Если это принято и нет сомнений, что при сложной ситуации согласующий не откажется от своих слов, то можно согласовать и устно.

Но лучше всё-таки просить письменное подтверждение. И дело тут не в том, что вы кому-то не доверяете. У всех нас много дел, поэтому со временем какие-то детали обсуждения могут забываться. А тут у вас будет доказательство, что всё в порядке, задача выполнена.

Обычно если другой человек согласен с решением, он сможет подтвердить это и устно, и письменно. Но как показывает практика, когда нужно именно письменное согласование, к делу подходят более ответственно.

У меня был руководитель, который так и говорил, что «слова к делу не пришьешь». Устно он мог много чего сказать, но когда нужно было поставить где-то свою подпись или просто написать «согласовано» в ответ на письмо, начинались страшные муки. Он проверял всё по 100 раз, звал всех исполнителей и чуть ли не по буквам разбирал работу.

Согласовывать финальный вариант. Почти в любой задаче есть итерации. И бывает, что вы согласовали с кем-то одним, а следующий проверяющий попросил что-то переделать. Возникает дилемма: показывать ли еще раз первому. Мой ответ — да, показывать. Потому что вы не знаете всей картины и можете не учесть чего-то важного или, наоборот, добавить то, что нельзя.

Уточнить, если к согласованию есть вопросы. Порой возникают двоякие ситуации: например, вы просите человека что-то посмотреть, а он вам в ответ «ок». И вы сидите и думаете: а к чему относится этот ответ. Собеседник подтвердил, что посмотрит материал, или это он уже всё согласовал?

Если такое случается, нужно обязательно уточнить, что человек имел в виду. Да, это бывает неловко, но гораздо хуже потом узнать, что вы поторопились и поняли человека неправильно.

В общем, в согласованиях нет ничего страшного. Это часть общего процесса работы над задачей. Поэтому давайте к ним относится чуть проще.

2020   будни редактора   согласование