Это страшное слово — «согласование»

По работе мне нужно получать согласования или проверять, есть ли они в задачах, которые ставлю я. Заметила, что здесь частенько возникают проблемы. Хочу поделиться с вами своими соображениями на эту тему.

Сразу оговорюсь, что речь идет про согласования внутри компаний. Потому что если вы работаете как подрядчик официально и по документам, там обычно так: когда всё всех устраивает, подписывают закрывающие акты и платят.

В компаниях же по-другому. В задаче могут быть заказчики, эксперты, спикеры и другие важные люди, чье мнение должно быть учтено. И всех нужно обойти и убедиться, что они со всем согласны. Иногда по несколько раз.

Если в компании нездоровая атмосфера, то согласование может восприниматься как перекладывание ответственности: кто согласовал, тот ее и взял на себя. И при любой неудобной ситуации все остальные как бы не при делах. Поэтому там всеми силами стараются не давать согласований, кто же захочет быть крайним?

Мне кажется, многие люди преувеличивают значение согласования. Да, это важно, но это же не расписка кровью. Лично я воспринимаю согласование как договоренность между несколькими людьми, что всех устраивает полученный результат. По сути это такой же закрывающий акт, но без печатей, подписей и прочей бюрократии. Поэтому не вижу никаких проблем попросить что-то согласовать или, наоборот, самой это сделать.

А еще за 13 лет работы в самых разных компаниях, у меня сформировались некоторые правила, связанные с согласованием. Возможно, кому-то они будут полезны.

Выяснить, что считается согласованием. Если в компании работают адекватные люди, согласованием может быть любое согласие, например «ок», «принято» или «всё хорошо».

Но бывает и по-другому: я работала в компании, где нужно было обязательно получить слово «согласовано». А всё остальное считалось просто выражением личного мнения. И если возникала какая-то проблема, начиналось что-то из серии: «А я это и не согласовывал, а “ок” значило, что я просто увидел письмо».

Кстати, в некоторых компаниях согласование по почте или в чате тоже не будет считаться таковым. И нужно будет ходить по офису и собирать подписи всех причастных к задаче. С таким я тоже сталкивалась: занимает уйму времени, за которое можно было сделать много чего полезного.

Узнать, можно ли учитывать устное согласование. Тут опять же всё зависит от корпоративной культуры. Если это принято и нет сомнений, что при сложной ситуации согласующий не откажется от своих слов, то можно согласовать и устно.

Но лучше всё-таки просить письменное подтверждение. И дело тут не в том, что вы кому-то не доверяете. У всех нас много дел, поэтому со временем какие-то детали обсуждения могут забываться. А тут у вас будет доказательство, что всё в порядке, задача выполнена.

Обычно если другой человек согласен с решением, он сможет подтвердить это и устно, и письменно. Но как показывает практика, когда нужно именно письменное согласование, к делу подходят более ответственно.

У меня был руководитель, который так и говорил, что «слова к делу не пришьешь». Устно он мог много чего сказать, но когда нужно было поставить где-то свою подпись или просто написать «согласовано» в ответ на письмо, начинались страшные муки. Он проверял всё по 100 раз, звал всех исполнителей и чуть ли не по буквам разбирал работу.

Согласовывать финальный вариант. Почти в любой задаче есть итерации. И бывает, что вы согласовали с кем-то одним, а следующий проверяющий попросил что-то переделать. Возникает дилемма: показывать ли еще раз первому. Мой ответ — да, показывать. Потому что вы не знаете всей картины и можете не учесть чего-то важного или, наоборот, добавить то, что нельзя.

Уточнить, если к согласованию есть вопросы. Порой возникают двоякие ситуации: например, вы просите человека что-то посмотреть, а он вам в ответ «ок». И вы сидите и думаете: а к чему относится этот ответ. Собеседник подтвердил, что посмотрит материал, или это он уже всё согласовал?

Если такое случается, нужно обязательно уточнить, что человек имел в виду. Да, это бывает неловко, но гораздо хуже потом узнать, что вы поторопились и поняли человека неправильно.

В общем, в согласованиях нет ничего страшного. Это часть общего процесса работы над задачей. Поэтому давайте к ним относится чуть проще.

Поделиться
Отправить